制作チームがクライアントと直接やり取りをする状況では、いくつかの弊害が生じがちです。開発者やデザイナーが日々のクライアント対応に追われると、本来注力すべき制作作業に集中できなくなります。例えば、クライアントからの問い合わせや追加要望が頻繁に飛び込んでくると、その対応に時間を取られてしまい、結果として手を動かす時間が削られてプロジェクトの生産性が低下してしまいます。また、制作メンバーはコミュニケーションの専門家ではないため、クライアントとの意思疎通で誤解が生じたり、要望をそのまま鵜呑みにしてプロジェクト scope が拡大してしまったりするリスクもあります。直接対応ゆえに感情的な衝突が起き、関係性が悪化するケースも考えられます。こうした「クライアント対応による現場負担」は、プロジェクトをスムーズに進める上で無視できない問題です。
外部ディレクターを起用することで、クライアント対応の負担を大幅に軽減できます。制作側とクライアント側の間にディレクターが入ることで、コミュニケーションの一本化・円滑化が図られます (制作進行管理（制作ディレクター）って何をする人？！―アートディレクターとの違いとは？― – ユウクリnote)。具体的には、外部ディレクターが窓口担当者となり、クライアントからのヒアリングや要件整理を一手に引き受けます。クライアントの要望やフィードバックはまずディレクターが受け止め、専門用語の整理や必要な情報の咀嚼を行った上で、制作チームに正確に伝達します。逆に、チームからクライアントへの質問や確認事項がある場合も、ディレクターが間に立って調整するため、現場のメンバーが直接交渉に当たる必要がありません。
このように「ワンクッション置く」体制にすることで得られるメリットは計り知れません。第一に、制作チームは本来の業務に専念できるようになります (プロジェクトマネージャー不在のWeb制作はどうなる？＼夏バテ気味のWebディレクターが語るその実態／ | 株式会社コムデ)。ディレクターが裏方でクライアント対応をしてくれるおかげで、デザイナーやエンジニアはデザイン制作や開発といった自分の専門作業に集中できます。これはプロジェクト全体のクオリティとスピード向上にもつながります。第二に、クライアント対応におけるコミュニケーション品質が向上します。外部ディレクターは対クライアント折衝の経験が豊富であることが多く、要望のヒアリングや課題のすり合わせが的確です。たとえば、クライアントが漠然としたイメージしか持っていない場合でも、ディレクターが上手にヒアリングして要件を具体化**し、制作チームにとって明快な指示に落とし込むことができます。反対に、制作チームから出た専門的な質問や懸念点をクライアントに伝える際も、ビジネス的な表現に置き換えて説明し、クライアントの理解を得やすくする役割を果たします。
さらに、外部ディレクターが入ることによってクライアントとの関係構築も円滑になります。プロジェクトが進む中で時には厳しい交渉や調整が必要になることもありますが、そうした場面でディレクターがクッション役となり、双方の言い分を調整します。制作側から見ると、「無理難題を言うクライアント」と映っても、ディレクターが間に入って相手の真意やビジネス上の背景を汲み取れば、建設的な解決策を導き出しやすくなります。同時にディレクターは、制作チームの事情も理解した上でクライアントに対して適切に説明・説得を行います。例えば納期の調整や仕様変更の交渉などは、経験豊富なディレクターが論理立ててクライアントと交渉することで、チームが直接伝えるよりも円満にまとまることが多いものです。
また、クライアント対応の仕組みとして、外注ディレクターが主導で定期報告や連絡フローを整備してくれる点も見逃せません。週次や月次の報告資料をディレクターが用意し、進捗・成果・課題をクライアントに報告する体制を築けば、クライアントは常に状況を把握でき安心します。クライアントからの問い合わせ窓口もディレクターに一本化されているため、「誰に連絡すればいいのか分からない」「伝えたことがチーム内で共有されていない」といったトラブルも起きにくくなります。結果として、クライアントとの信頼関係が向上し、プロジェクト終了後の満足度やリピートにも好影響が生まれるでしょう。
